Claro que falar é mais fácil do que fazer, mas nós sabemos que existem sistemas para melhorar a produtividade, como o "faça isso agora" ou o GTD. Eu vou compartilhar com vocês uma outra forma além dessas duas. É uma abordagem que usa a psicologia da procrastinação para mantê-lo focado.
Psicologia da Procrastinação
Antes de me explicar a cura, vamos olhar para a doença. Todo mundo procrastina. Mas se você perguntar por que, a maioria das pessoas vai dar de ombros e dizer algo sobre falta de auto-disciplina ou motivação.
Talvez isso seja verdade em alguns casos. Mas para a maioria das pessoas, isso não tem a ver com preguiça ou apatia. Quero sugerir algumas causas não-óbvias de procrastinação que eu encontrei e que parecem criar os maiores problemas.
Não saber quando parar
Procrastinação não é sobre saber quando começar. É, principalmente, saber quando parar.
Num primeiro momento, isso não faz muito sentido. Você precisa começar a fim de terminar, se você começou a trabalhar, você não está mais procrastinando. Mas esta lógica é enganosa.
A grande causa da procrastinação é o medo da infinito da lista de afazeres. Esta é a tensão subjacente que vem da sensação de que há muito trabalho pela frente, e assim todo o esforço não vai fazer muita diferença no curto prazo.
Medição de Trabalho em Horas, não em tarefas
Medição do trabalho por horas gastas, não tarefas realizadas, é uma simplificação de contabilidade a partir da idade industrial. Se você trabalha em um campo criativo, ou baseado no conhecimento, o trabalho concluído é mais importante do que horas investidas.
O ditado, "o que é medido, melhora," se aplica. Quando você mede o seu trabalho a horas gastas, você não investe a mesma energia e foco que você faria se você tivesse medido por tarefas concluídas.
Mesmo se o seu trabalho o obriga a trabalhar no relógio, você pode usar o seu sistema de produtividade pessoal para fazer mais. Uma mudança para um sistema baseado em tarefas permite que você se concentre no trabalho acabado, e não horas desperdiçadas.
Gerenciando o tempo
Um livro que mudou minha vida foi "The Power of Engagement". Nele, os autores mostram por que a gestão do tempo é uma forma ruim de começar o trabalho feito. Em vez disso, eles sugerem uma alternativa: gerenciamento de energia.
O conceito básico é que a sua energia, não o tempo, é o que importa quando começar o trabalho. É fácil perceber que isso é verdade. Com muita atenção e entusiasmo muitas vezes você pode ter feito o triplo do trabalho no mesmo período de tempo.
A partir desta perspectiva, a procrastinação não é sempre um defeito de caráter, que muitas vezes acontece porque você está esgotado. Se você gerenciar o seu trabalho em rajadas de produtividade extrema seguido de recuperação de energia, você vai ter um melhor desempenho.
O Sistema de Produtividade Realmente Simples
Tomando estes três princípios: saber quando parar; tarefas não tempo; e gestão de energia, eu consegui construir um sistema extremamente simples para fazer o trabalho.
Quando eu comecei a usar essa abordagem, a minha produtividade dobrou. Após ajustar ao meu novo nível de produtividade, muitas vezes terminei o trabalho de um dia inteiro em apenas metade do tempo. Agora eu tenho usado por mais de três anos sem dificuldades, e eu vou compartilhar com você aqui.
O sistema divide a apenas três regras:
- No final de cada semana, faça uma nova lista de afazeres, intitulado "Metas da Semana". Escreva tudo o que você quer realizar nos próximos sete dias.
- Toda noite, faça uma nova lista de afazeres, intitulado "Metas Diárias". Puxe da sua lista semanal cada tarefa que você quer terminar amanhã.
- Durante a sua jornada de trabalho, foque apenas na lista diária. Finja que seus outros afazeres não existem. Quando você terminar a lista diária, você está pronto para o próximo dia e você não tem permissão para adicionar mais trabalho.
Em segundo lugar, as metas semanais evitam a procrastinação. Quando você sabe que está no caminho certo durante toda a semana, mesmo se você terminar mais cedo em um dia, isso ajuda a minimizar a culpa por relaxar.
Em último lugar, é de fácil manutenção. Sistemas como o GTD funcionam bem para indivíduos organizados, mas eu sou muito desorganizado para mantê-lo. Eu queria uma abordagem em que eu passaria um tempo com foco em obter o trabalho feito, não me preocupar com todas as listas de ação que eu tinha criado.
Você pode usar este sistema em um trabalho 9-5?
Para os estudantes, freelancers, empresários ou empregados em um ambiente de trabalho focado em resultados, este sistema vai funcionar. Mas e se você não pode terminar o seu dia às duas da tarde só porque você terminou todas as suas metas diárias?
Primeiro, seus empregadores estão pagando para você realizar o trabalho, não apenas sentar em uma mesa. No bestseller de Tim Ferriss "The 4-Hour Workweek", ele discute uma série de táticas de negociação para que você possa trabalhar menos. Ele pode não funcionar para todos, mas vale a pena considerar.
Segundo, você pode modificar essa abordagem para subdividir o trabalho em tarefas difíceis, importantes, fáceis e as tarefas menos importantes. Você pode fazer suas metas diárias baseadas no trabalho duro e difícil, que normalmente te fazem procrastinar. Então, se você terminar mais cedo, você pode fazer o trabalho mais fácil que normalmente preenche suas distrações.
Estresse Menos e Realize Mais
Um inesperado efeito colateral de iniciar este sistema foi os meus níveis de estresse abaixaram muito. Porque eu não estava mais me sentindo culpado em terminar o meu dia de trabalho, e eu estava adiando menos, assim um monte de estresse desapareceu.
Ferramentas simples são muitas vezes melhores. Este pode ser feito com um único pedaço de papel, lápis e três regras. Mas ele encapsula um monte de truques para evitar a procrastinação, que os sistemas mais complexos possuem, mas sem o stress de mantê-las.
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Post Original: http://zenhabits.net/simple-work/
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